Programm „Kultur 2000“ der Europäischen Kommission
Projekt „Multimediale Geschichte Ungarns und Finnlands auf CD-ROM“


Vermerk

Besprechung Dr. Holger Fischer mit Frau Neve, Haushaltsreferat der Universität Hamburg, am 20.04.2001 über haushaltstechnische Fragen


In dem Gespräch werden zahlreiche haushaltstechnische Fragen erörtert, die sich aus der Organisation und Konzeption des Projekts in der Praxis sowie aus den Regelungen des Vertrages ergeben bzw. ergeben könnten.

1. Abrechnung: Die finanzielle Abwicklung und die Schlußabrechnung des Projekts werden von der Universität Hamburg durchgeführt.
   
2. Overhead-Kosten: Die Universität Hamburg behält 2% des EU-Zuschusses, d.h. 3.000 € ein. Bei der Schlußabrechnung kann die Universität auf die Gesamtkosten (ohne Berücksichtigung der Kategorie 2. Gemeinkosten) einen Betrag von bis zu 7% für indirekte Kosten aufschlagen. Dies ist aber nur eine virtuelle Angelegenheit und führt nicht zu einer konkreten Erstattungsforderung der Universität Hamburg an das Projekt.
   
3. Umschichtung von Mitteln: Der Vertrag enthält keinerlei Bestimmungen hinsichtlich der Umschichtung von Mitteln aus einer Kategorie in eine andere Kategorie. Im allgemeinen ist in anderen EU-Projekten eine Umschichtung von bis zu 20% der Mittel erlaubt.
   
4. Anschaffung von Geräten: In dem Antrag sind zwar keine Mittel für die Anschaffung von Geräten (PC, Peripheriegeräte etc.) vorgesehen, dennoch ist dies nicht ausgeschlossen, wenn eine Notwendigkeit vorliegt.
   
5. Beschäftigte in Deutschland (Werkverträge, studentische Hilfskräfte): In Deutschland dürfen keine Werkverträge an Universitätsbeschäftigte vergeben werden. Es wird im Einzelfall geprüft, ob eine Scheinselbständigkeit vorliegt oder nicht.
   
6. Beschäftigte außerhalb Deutschlands: Beschäftigungsverhältnisse in Finnland, Frankreich und Ungarn richten sich nach den jeweiligen nationalen Bestimmungen. Es müssen dann Rechnungen und ordnungsgemäße Nachweise an die Universität Hamburg geschickt werden, damit die entsprechenden Gelder überwiesen werden können.
   
7. Aufträge/subcontracts: Aufträge (subcontracts) an andere Institutionen, die nicht direkt am Projekt beteiligt sind, dürfen im Prinzip nicht oder im Ausnahmefall nur mit schriftlicher Genehmigung der EU-Kommission in Brüssel vergeben werden. Diese Regelung gilt nicht für Aufträge (subcontracts) an Personen; in diesen Fällen werden Beschäftigungsverhältnisse begründet.
   
8. Reisekosten: Die Erstattung der Kosten (Fahrtkosten, Hotel, Tagegeld) für die Teilnahme an den Besprechungen richtet sich nach den Bestimmungen des in Hamburg gültigen Reisekostengesetzes. Dies bedeutet, daß jeder Teilnehmer mit Ausnahme desjenigen/derjenigen, der/die am Ort der Besprechung wohnt/wohnen, ein Tagegeld in bestimmter Höhe erhält, aus dem jeder das Essen selbst bezahlt. Bei einem gemeinsamen Essen müssen also die ortsansässigen Teilnehmer ihre Kosten für Essen selbst bezahlen. Andere Kosten, wie z.B. Eintrittsgelder, Ausflüge, gemeinsame Essen, Kaffee, Erfrischungsgetränke etc., dürfen nicht aus Projektmitteln bezahlt werden, sondern müssen privat oder aus anderen Quellen der jeweils gastgebenden Institution getragen werden.
   

gez. Holger Fischer